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Automação de processos: saiba como a inteligência artificial pode auxiliar nesse processo

A automação de processos é um recurso cada vez mais comum dentro das empresas no mundo todo. Mas, mesmo sendo presente na realidade das pessoas e das organizações, muitos não compreendem sua verdadeira função.

Quando se fala em automatizar processos e tarefas, a maioria acredita que se trata de substituir a força de trabalho humana por máquinas, mas não é bem assim.

O objetivo é aumentar a produtividade e a eficiência nas atividades econômicas, usando a tecnologia para conseguir a otimização esperada. Geralmente, o processo é voltado para tarefas repetitivas, permitindo que os profissionais cuidem de ações estratégicas.

Entre os anos de 2017 e 2020, houve um crescimento lento, mas muito consistente na automação de processos no Brasil, desde então, cada vez mais as organizações estão investindo em tecnologia e Inteligência Artificial para potencializar a aplicação.

Tendo em vista essa realidade, é muito importante que gestores e empreendedores possam compreender o processo de automatização e o papel da Inteligência Artificial nessa implementação.

O texto vai explicar o que é automação de processos, seus benefícios com a Inteligência Artificial, os tipos de automatização, o objetivo dessa implementação e a importância da Inteligência Artificial nesse contexto.

O que é automação de processos?

A automação de processos é o uso de tecnologias, integração de dados e sistemas que automatizam as tarefas que costumavam ser realizadas manualmente, com o propósito de aumentar a produtividade, a eficiência e gerar valor.

Ela consegue otimizar a estrutura da organização e pode ser aplicada em diversas frentes, podendo, também, ser aplicada de maneira específica em várias atividades.

Uma empresa especializada em isolamento acústico porta pode usar a automatização de processos por meio de robôs e outros dispositivos que realizam as atividades no lugar dos profissionais.

Entretanto, nem sempre esse recurso consegue substituir o trabalhador humano, por isso é fundamental conhecer outros aspectos de sua aplicação.

Benefícios da automação com IA

A automação de processos por meio da Inteligência Artificial traz diversos benefícios para as empresas, e entre eles estão:

  • Transparência e segurança;

  • Boa experiência para o usuário;

  • Replicação de padrões bem-sucedidos;

  • Operações fluidas;

  • Equipes mais produtivas.

A automatização inteligente torna os processos mais assertivos e confiáveis, e isso se deve à segurança da informação durante as operações. Um exemplo disso é que os documentos são digitalizados e evita os riscos de fraude.

O consumidor moderno deseja adquirir produtos e serviços com agilidade e eficiência, e as empresas estão investindo em transformação digital para que possam se posicionar com mais credibilidade e aumentar a satisfação do consumidor.

Os mecanismos inteligentes conseguem identificar gargalos que podem prejudicar a experiência do cliente. Ao mapear seus processos de ponta a ponta, uma empresa de treinamento de segurança para soldador consegue corrigir gargalos.

Qualquer ferramenta que trabalhe com Inteligência Artificial gera informações valiosas para a companhia, e isso se deve ao processamento de dados que ajuda a compreender padrões operacionais que serão replicados.

Para organizações que trabalham com um grande volume de dados, usar ferramentas de automação é essencial para evitar falhas e aliviar o cotidiano das equipes. Consequentemente, as operações se tornam mais confiáveis.

Por outro lado, se a empresa não fizer o mapeamento, a organização e a estruturação de seus processos internos, pode provocar falhas operacionais que vão comprometer a experiência do cliente.

A automatização por meio da Inteligência Artificial direciona o passo a passo das operações, tornando-as mais fluidas e ágeis.

Além do mais, os processos estruturados tornam os colaboradores mais alinhados e produtivos e isso se reflete no faturamento da corporação de maneira positiva.

Tipos de automação de processos

Existem diferentes tipos de automação de processos, e um deles é conhecido como RPA, uma sigla para Robotic Process Automation. Ele possibilita que trabalhos manuais sejam executados automaticamente e com total segurança.

Também existem os chatbots, voltados para a automatização da comunicação de maneira humanizada. Para implementar o chatbot, uma empresa de remoção de paciente precisa adotar um software que interage via chat.

Essa interação pode acontecer nas redes sociais ou no próprio site da companhia, e o recurso é programado para reproduzir uma interação com os usuários. Desse modo, o negócio oferece atendimento personalizado e em tempo integral.

Outro exemplo é a URA, e muitas pessoas já entraram em contato com o atendimento de uma empresa e foram recebidos com uma gravação.

A Unidade de Resposta Automática é uma ferramenta muito usada em call center para automatizar o atendimento e agilizar processos internos.

Hoje em dia, a tecnologia se aprimorou e a URA consegue reconhecer palavras-chave na fala do usuário. As organizações também podem investir em BPM (Business Process Management Systems).

Inclusive, é um passo muito importante para as companhias que querem amadurecer sua automação, pois ajuda a definir, monitorar, otimizar, analisar, mensurar e executar os processos internos.

Uma empresa de pintura de fachada de prédio pode usar o BPM porque ele é focado nas pessoas, além de ser muito fácil de usar por parte dos colaboradores. No entanto, depende das informações inseridas no sistema.

Os scripts também são um recurso muito usado e vão além das instruções para conduzir a rotina de uma atividade. No script de automação, existe uma lista de instruções complementada por etapas, reações programadas e execuções de várias tarefas.

Tudo é feito de maneira automática para eliminar a interferência humana e agilizar o desenvolvimento de um projeto. Geralmente, é aplicado em diferentes esferas computacionais, como a programação.

Ele ajuda a otimizar recursos humanos, financeiros e temporais, usando padronização de processos e automatização dos testes de software.

Objetivo da automação de processos

O principal objetivo da automação de processos é melhorar o andamento do fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Ela consegue reduzir custos, tempo e desperdícios, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e reduz falhas.

Com ela, um fabricante de rastreador satelital para caminhões consegue substituir as atividades manuais por processos automáticos ou utilizar um software para apoiar outras tarefas.

Além disso, qualquer pessoa que tenha acesso ao sistema pode acompanhar o andamento de um processo e trabalhar nele, o que evita erros e otimiza a execução das atividades.

Importância da Inteligência Artificial na automação

A Inteligência Artificial é muito importante na automatização de processos porque consegue otimizar o tempo gasto nas atividades operacionais.

Se uma empresa tiver centenas de clientes cadastrados em sua newsletter e precisar enviar e-mails uma vez por semana, no mesmo horário e com mensagens diferentes para cada etapa do funil, terá dificuldades para fazer isso manualmente.

Mas um coworking com sala comercial por hora pode fazer isso por meio da automação, pois ela vai agendar o envio das mensagens e segmentar os tipos.

Isso significa que a companhia vai conseguir se comunicar com perfis diferentes de clientes, de acordo com o funil de vendas e com seus interesses pessoais.

Também é muito importante investir em Inteligência Artificial na automação porque isso reduz os riscos durante a execução das atividades. No caso do exemplo anterior, a taxa de erros ao enviar e-mails manualmente é muito alta.

Isso porque o profissional responsável pode se esquecer de colocar uma letra no destinatário e com isso prejudicar o trabalho. No entanto, trata-se de um erro muito comum para os seres humanos, mas com a automação, isso não acontece.

Ao usar a Inteligência Artificial na automação, um fabricante de estação de trabalho 8 lugares consegue inserir a mensagem e os endereços para envio, além de programar a data para disparar, e tudo é feito com tranquilidade.

O recurso também é indispensável porque aumenta a produtividade da equipe, tendo em vista que a ferramenta foi desenvolvida para auxiliar as organizações e não para substituir seus colaboradores.

Os profissionais podem manter o foco naquilo que realmente importa e que depende da ação humana, consequentemente, atividades complexas podem ser finalizadas rapidamente e com mais qualidade.

A automatização inteligente consiste no uso de Inteligência Artificial na automação de tarefas, como resultado, um fabricante de cadeira corporativa consegue reduzir seus custos.

Isso acontece porque a quantidade de erros vai diminuir e as atividades não terão que ser refeitas. Em segundo lugar, é um tipo de estratégia que permite trabalhar com equipe menor, pois uma única pessoa pode acompanhar e programar as atividades.

Considerações finais

É inegável a importância da Inteligência Artificial aplicada à automação de processos dentro das empresas.

Ela ajuda a tornar essa implementação muito mais simples, rápida e eficaz, liberando os profissionais para atividades mais complexas.

Pode ser usada por qualquer segmento ou tamanho de negócio, pois sempre haverá uma aplicação apropriada.

Com isso, a companhia vai garantir a segurança do cotidiano, agilizar seus processos internos, aumentar a produtividade dos colaboradores e oferecer uma boa experiência para os clientes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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